Экспорт записи

Экспорт — это прогон данных записи через один из её шаблонов и скачивание результата. Результат — готовый к использованию файл: договор, счёт, медиаплан, презентация для клиента. Каждый плейсхолдер в нём заполнен из полей записи.

Шаблоны привязываются к типам сущностей, а не только к документам, поэтому одно и то же действие доступно везде, где настроены шаблоны: в документе, сделке, у контрагента, в записи справочника.

Как экспортировать

Откройте запись и нажмите Экспортировать.

Система покажет шаблоны, доступные для типа этой записи, и варианты формата результата для каждого: родной формат шаблона и, если включён, PDF.

Выберите шаблон и формат. Система сформирует файл и начнёт скачивание.

Форматы результата

Скачивание выполняется в родном формате шаблона — XLSX, DOCX или PPTX — или в PDF, конвертированном из него.

Конвертация в PDF выполняется на сервере. Она занимает больше времени, чем скачивание в родном формате, а очень большие или сложные файлы могут не уложиться в отведённое время.

Шаблоны — это файлы DOCX, XLSX или PPTX, а PDF — один из форматов результата.

Если получателю нужно работать с числами — заново сортировать, добавлять столбец, строить диаграмму, — экспортируйте в XLSX. Значения приходят настоящими числами и датами, а формулы остаются живыми. См. Шаблоны Excel.

Почему шаблона может не быть в списке

В списке экспорта показаны только шаблоны, которые соответствуют всем условиям:

  • Шаблон привязан к типу сущности этой записи.

  • Шаблон включён — администратор может включать и отключать каждый шаблон по отдельности.

  • У шаблона активирован хотя бы один формат результата.

Если список пуст, спросите администратора, есть ли для этого типа шаблон и включён ли он.

Кто может экспортировать

Чтобы экспортировать запись, нужно право Экспорт на тип этой записи. Роль с правом Экспорт может и просматривать запись. Экспорт списка целиком регулируется отдельным правом, и ни одно из этих прав не даёт другое.

У шаблонов нет собственных прав. Любой, кто может экспортировать запись, может использовать все включённые шаблоны её типа.

Лицензия вашей организации тоже должна включать экспорт этого типа. Без лицензии или права на странице записи нет кнопки Экспортировать. На последнем шаге мастера Быстрое КП указана причина: либо лицензия не включает экспорт этой записи, либо у вас нет права её экспортировать. Если вам нужно экспортировать, а возможности нет, обратитесь к администратору.

Экспорт сразу многих записей

Экспорт из записи даёт один файл из одной записи. Чтобы получить много файлов из одного шаблона за один запуск — например, счёт по каждой сделке, закрытой в прошлом месяце, — используйте пакетные отчёты.

Если результат выглядит неправильно

Если в сформированном файле пусто или не хватает значений, почти всегда виноват шаблон, а не данные. Ошибок система не показывает: плейсхолдер, который не удалось разрешить, молча заменяется пустой строкой.

Пошаговый список проверок по симптомам — на странице Диагностика проблем.

Связанные страницы