Записи документов

Эта страница описывает механизм. Конкретные виды — типы документов, поля, статусы — определяются для вашей организации и могут отличаться. См. систему сущностей.

Документ в CityScreen Deals — это запись, структуру которой определяет администратор. Договоры, счета, акты и любые другие виды документов — это типы документов, которые создаёт администратор. Какие типы документов есть в вашей организации, какие в них поля и как их используют, зависит целиком от того, как администратор настроил платформу через систему типов сущностей.

Что хранит запись

Каждый тип документа — это тип сущности, который относится к супертипу «Документ». Администратор создаёт типы документов, определяет их поля и при желании привязывает шаблоны для получения форматированного результата.

Запись документа содержит:

  • название,

  • автора — сотрудника, создавшего запись,

  • ответственного — сотрудника, ответственного за документ (необязательно),

  • одну или несколько групп сотрудников, которым открыт общий доступ,

  • тип документа — тип сущности, к которому относится запись,

  • пользовательские поля — всё, что администратор определил для этого типа документа,

  • описание (необязательно).

Нумерация, статусы и подписи

Нумерация

Последовательные номера договоров или счетов хранятся в поле, которое определяет администратор, и заполняются вручную или вычисляются выражением.

Статус утверждения

Статусы документов хранятся в поле, которое определяет администратор, обычно это набор или ссылка на справочник. Переходы выполняются вручную или бизнес-процессом.

Подпись

Документы подписываются вне CityScreen Deals. Сформируйте документ по шаблону, подпишите его и загрузите подписанный скан как вложенный файл.

Просмотр и фильтрация

В разделе «Документы» можно:

  • просматривать документы по типам, с фильтрами по пользовательским полям каждого типа,

  • создавать документы и заполнять их поля,

  • связывать документы с контрагентами, сделками и значениями справочников,

  • прикреплять файлы,

  • экспортировать отфильтрованный список в XLSX (выполняется в фоне).

Видимость и доступ

Видимость документа следует назначению: сотрудники видят документы, где они автор или ответственный, или документы, к которым открыт доступ их группам сотрудников, — если только их права не дают доступ ко всей организации.

Изменения документов поступают в движок процессов: бизнес-процессы могут реагировать на создание и обновление документов. См. автоматизация процессов.

Связанные страницы