Настройка организации

Эта страница даёт администратору организации рекомендуемый порядок настройки новой организации CityScreen Deals. Шаги расположены так, что каждый опирается на предыдущие: последующие шаги зависят от того, что предыдущие уже выполнены.

Чего ожидать

Новая организация начинает с механизмов продукта. Всё, что делает организацию такой, какой нужна вашему бизнесу, — например типы документов, типы контрагентов, пользовательские поля и бизнес-процессы, — определяет администратор.

Некоторые настройки действуют на всю организацию. В чек-листе ниже они отмечены.

Чек-лист настройки

1. Валюта и настройки организации

Откройте Настройки и задайте значения по умолчанию на уровне организации.

Валюта — единая настройка для всей организации: все сделки, предложения и прайс-листы организации используют одну валюту.

Другие настройки, которые стоит проверить на этом этапе:

  • Длительность пользовательской сессии.

  • Политика паролей: минимальная длина, пароли, которые нельзя использовать повторно, и срок действия пароля. Задайте её до создания сотрудников, потому что начальный пароль, который вы выдаёте каждому из них, должен ей соответствовать.

  • Двухэтапная проверка: требует ли её организация от всех, от выбранных ролей или ни от кого. Для выбора ролей нужны роли из шага 4, поэтому к этому пункту можно вернуться позже.

  • Сроки действия токенов: максимальный срок действия персонального токена доступа и срок действия токенов доступа, выдаваемых приложениям OAuth.

  • Как долго хранить журнал входов.

  • Публичный доступ к инвентарю (могут ли неавторизованные пользователи видеть карту инвентаря).

  • Лимиты скидок (максимальный процент скидки для всей организации).

  • Названия этапов сделки (отображаемые названия для каждого из 7 фиксированных этапов).

  • Значения по умолчанию для предложений (максимальное число предложений в одной сделке).

Настройки организации описывают каждую настройку подробно. Политика паролей и защита входа объясняет правила паролей и что происходит, когда срок действия пароля истекает.

2. Сотрудники

Создайте учётные записи для всех, кто будет работать в системе. Каждому сотруднику нужны имя, адрес электронной почты и начальный пароль, соответствующий политике паролей. Имя пользователя необязательно: если оставить его пустым, оно создаётся из адреса электронной почты.

Новые сотрудники могут войти сразу, но увидят очень мало, пока вы не включите их в группы и не дадите этим группам роли с правами.

Новые сотрудники не добавляются ни в какую группу автоматически. Каждого сотрудника нужно добавить в группы явно.

Сотрудники описывают создание учётных записей и управление ими.

3. Группы сотрудников

Создайте группы сотрудников, нужные вашей организации, например по командам, регионам или функциям. Группы служат двум целям:

  • Видимость сделок — когда сделка доступна группе, все участники группы видят её.

  • Маршрутизация задач — бизнес-процессы назначают задачи группам-кандидатам; группа-кандидат соответствует группе сотрудников.

Добавьте сотрудников, созданных на шаге 2, в нужные группы.

Группы сотрудников описывают создание групп и состав.

4. Роли и права

Создайте роли, которые определяют, какие действия может выполнять каждая группа сотрудников. У модели прав две оси:

  • Действия — чтение, изменение, удаление и специальные действия, такие как переопределение и запуск.

  • Область — свои записи, записи, доступные группе, или все записи.

Назначьте роли группам сотрудников. Действующие права сотрудника — это объединение всех ролей из всех групп, в которые он входит.

Выдайте право Журнал входов тому, кто проверяет входы, потому что по умолчанию его нет ни у одной роли. Выдайте права Сброс пароля и Завершение сессий для группы или для всей организации ролям вашей службы поддержки, чтобы сотрудники службы поддержки могли помочь сотруднику, который забыл пароль или потерял устройство, имея только эти два права. Скажите им, что перед действием нужно убедиться, кто обращается, например перезвонив сотруднику по номеру, который уже есть в системе.

Роли и права описывают модель прав, состав ролей и права на уровне полей.

5. Критерии

Определите критерии (классификационные метки), которыми ваши команды будут помечать сделки, клиентов и инвентарь. У каждого критерия есть область действия: он может относиться к клиентам, сделкам, позициям инвентаря или к любому их сочетанию.

Критерии описывают создание и области действия.

6. Импорт инвентаря

Импортируйте свой инвентарь — цифровые экраны и печатные конструкции. Если ваша организация использует CityScreen Play для цифровых экранов, включите синхронизацию, чтобы каталог экранов загружался автоматически. Печатными конструкциями управляют прямо в CityScreen Deals.

Инвентарь описывает управление конструкциями. Интеграция с CS Play описывает настройку синхронизации.

7. Типы сущностей и пользовательские поля

Определите типы сущностей, нужные вашей организации: типы документов (счета, договоры, заказы на бронирование), типы контрагентов (агентства, операторы наружной рекламы), типы справочников (регионы, каталоги продуктов), типы отчётов и любые другие структурированные записи.

Для каждого типа сущности определите его поля: название, тип данных и поведение каждого поля. Поля могут быть строками, числами, датами, ссылками на другие записи, множествами, коллекциями, словарями или вычисляемыми выражениями.

Это самый трудоёмкий шаг. Структура, которую вы здесь задаёте, определяет, как выглядят ваши документы, с какими данными могут работать ваши процессы и что ваши команды заполняют изо дня в день.

Система сущностей подробно описывает типы сущностей, поля и выражения.

8. Шаблоны

Для каждого типа документа создайте один или несколько шаблонов, которые определяют вид сформированных документов. Шаблоны используют плейсхолдеры, чтобы подставлять значения из сделки, предложения, клиента и полей типов сущностей, которые вы определили на шаге 7.

Шаблоны описывают создание шаблонов и плейсхолдеры.

9. Бизнес-процессы

Если ваша организация использует автоматизацию процессов, смоделируйте свои процессы BPMN. Процессы могут автоматизировать формирование документов, уведомления по электронной почте, назначение задач, обновление сущностей и переходы сделки между этапами.

Опубликуйте процесс, чтобы он стал доступен. Процессы запускаются вручную или по событиям сущностей.

Определяйте процессы после того, как готовы типы сущностей и шаблоны, потому что сервисные задачи процесса ссылаются на типы сущностей по названию, а задачи формирования документов используют шаблоны.

Автоматизация процессов описывает моделирование, публикацию и мониторинг.

Необязательно: подключите другие системы

Если другим программам нужно обращаться к CityScreen Deals, входить в него от имени ваших сотрудников или читать его сотрудников и группы, настройте это после перечисленных выше шагов. Приложения OAuth, OpenID Connect, LDAP-справочник и персональные токены доступа описаны в разделе Идентификация и доступ к API. Эти функции лицензируются. Если ваша лицензия их не включает, обратитесь в CityScreen.

После настройки

Когда чек-лист выполнен, ваш отдел продаж может идти по пути, описанному в первой сделке.

Настройка не делается один раз. По мере развития бизнеса вы будете добавлять типы сущностей, менять роли, создавать новые шаблоны и дорабатывать процессы. Каждый из связанных выше разделов описывает и текущее управление, и первоначальную настройку.